La facturación electrónica en España será de carácter obligatorio a partir del 1 de julio de 2025 para aquellas empresas y negocios que tengan una facturación menor a 6 millones de euros, dado que tendrán que enviar sus facturas a la Agencia Tributaria.
Según el Estudio comparativo del uso de la factura electrónica en España 2022-2023, elaborado por la empresa de transformación digital Seres, durante el 2023 se superó la cifra más alta de crecimiento evidenciado en la generación de facturación electrónica, la cual fue de un 35,39 %.
Conocer las leyes que inciden en la generación de cualquier tipo de factura electrónica gratuita en España contribuirá a que tu organización cumpla con las normativas legales del país en esta materia, evitando incurrir en prácticas que conlleven sanciones e incluso el pago de obligaciones financieras que afecten la salud financiera de esta organización.
¿Cuáles son las leyes que inciden en la facturación electrónica obligatoria en España?
En el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, se determinan requisitos comunes en torno a la facturación electrónica y la de papel. Este tiene como finalidad garantizar el control tributario y la seguridad jurídica, aclarando las normas que ya hay en lo que concierne al ámbito de la facturación.
Así pues, este constituye la base de las normativas de facturación vigentes del país, actualizándose en diversas circunstancias para adaptarse a los requerimientos de digitalización que se demandan en España.
De esta forma, ten en cuenta los siguientes aspectos acerca de la facturación electrónica:
- Las facturas tienen que cumplir con un formato estructurado que permite que estas sean fáciles de leer y analizar por parte de las autoridades fiscales.
- Estos documentos deben tener un código identificativo y un QR.
- Haber sido emitidas bien sea por el Sistema Público de la Agencia Tributaria o a través de una plataforma de facturación que se encuentre homologada.
Por otro lado, es importante mencionar que la facturación electrónica en España ha transformado la forma de gestionar este tipo de documentos financieros, dado que permiten que se cumplan las normativas fiscales; reducen significativamente la morosidad; aligeran los flujos de trabajos y, además, contribuyen con la sostenibilidad del medioambiente.
Las 2 principales leyes que inciden en la facturación electrónica y los sistemas de facturación son las siguientes:
- Ley antifraude 2021
La Ley Antifraude fue aprobada en el año 2021, marcando un antes y después en lo que respecta a la gestión fiscal de las empresas españolas.
Esta en particular ha representado una oportunidad para que las empresas puedan implementar una transformación digital en el plano financiero y contable, empleando sistemas de facturación con los cuales disponer de entornos que se adapten a las demandas de transparencia y cumplimiento normativo que existen actualmente.
Sus objetivos son los siguientes:
- Fortalecer la lucha contra el fraude fiscal.
- Promover que se cumplan las obligaciones fiscales de manera voluntaria.
Esta ley contribuye a que haya más control en lo que concierne a los pagos en efectivo, puesto que se han pautado límites más estrictos para este tipo de pagos, lo cual dificulta la ocultación de ingresos.
De igual modo, con esta se busca que al crear una empresa en España, a su vez se implementen sistemas de control internos más potentes con los cuales tener la posibilidad de evitar y detectar posibles irregularidades en esta organización.
Asimismo, busca incrementar la transparencia que tengan las operaciones económicas y dificultar de esa manera la ocultación de activos y rentas.
- Ley Crea y Crece
En el artículo 12 de esta ley se determinan los requisitos generales para llevar a cabo la facturación electrónica obligatoria en España en lo que concierne al ámbito privado.
Así pues, si bien todavía se espera que se haga la aprobación del desarrollo reglamentario, es crucial que las empresas comiencen a prepararse para esta nueva realidad.
De tal forma, entre los principales objetivos de la ley Crea y Crece, podemos mencionar los siguientes:
- Mejorar el clima de los negocios por medio del impulso de la creación y el crecimiento empresarial a partir de la adopción de mecanismos con los que sea posible acelerar el proceso de creación de empresas, al igual que mejorar la regulación y eliminar obstáculos que estén impidiendo el cabal desarrollo de actividades económicas.
- Disminuir la morosidad comercial y el acceso a la financiación.
¿Cuáles son los desafíos de la facturación electrónica en España?
De acuerdo con el estudio antes mencionado, la Comunidad de Madrid, a la que siguen Cataluña y Andalucía, se encuentra liderando el ranking de comunidades autónomas en las cuales se emite un mayor número de facturas electrónicas.
Por su parte, en lo que respecta a la recepción de facturas electrónicas, la primera y segunda posición para el año 2023 fueron Cataluña con un 28,41 % y Madrid con un 27,73 %.
No obstante, Ceuta, Melilla, La Rioja y Extremadura se ubican en la cola en lo que se refiere tanto a emisión, al igual que en la recepción de facturas electrónicas en España, siendo imperativo que exista más concienciación en dichas regiones, antes de que la Ley Crea y Crece entre en vigor.
De tal modo, entre los principales desafíos de la facturación electrónica en España, podemos mencionar los siguientes:
- Autenticidad e integridad de las facturas electrónicas
Uno de los aspectos esenciales que se contemplan en las leyes inherentes a la facturación electrónica en España se basa en la autenticidad e integridad de estos documentos financieros.
Entre los aspectos que se deben tener en consideración, podemos mencionar la necesidad de una comprobación de la integridad y autenticidad de las facturas electrónicas, ya sea con firma digital o intercambio electrónico de datos EDI.
Por lo tanto, se debe obtener un certificado electrónico reconocido. Además, es necesario conservar el histórico de las facturas electrónicas durante al menos 5 años y asegurarse de que estos documentos se puedan descargar o imprimir.
- Formato de las facturas electrónicas
Uno de los aspectos cruciales en lo que se refiere a cómo funciona la factura electrónica en España consiste en los formatos de estos documentos financieros.
Al respecto, podemos mencionar los siguientes:
- FACTURAe: es el formato estándar que fue creado por el Ministerio de Hacienda y se emplea para las relaciones comerciales con Administraciones Públicas, permitiendo intercambiar facturas electrónicas de manera eficiente y segura.
- UBL: usa una estructura XML y permite que se produzca una integración fácil con ERPS.
- CEFACT: se basa en el lenguaje HTML.
- EDIFACT: consiste en un formato estándar global que suele ser muy usado en las empresas.
- FACe
FACe es como se conoce al Sistema de Interconexión de las Administraciones Públicas que permite la emisión de facturas electrónicas a las administraciones públicas de España, siendo el portal web por medio del que las empresas y autónomos tienen que enviar sus facturas a los organismos públicos.
Esta plataforma habilita a los proveedores para que envíen sus facturas a los organismos de la Administración General del Estado (AGE), así como otras entidades públicas adheridas que tienen la capacidad de recibir facturación electrónica.
Asimismo, esta herramienta es importante por las siguientes razones:
- Desde hace varios años, todas las empresas y profesionales tienen que emitir sus facturas electrónicas a la Administración General del Estado, así como a las comunidades autónomas y entidades locales, usando la plataforma FACe.
- Promueve la transformación digital de los procesos administrativos, beneficiando tanto a las empresas como a las entidades públicas.
- Facilita una mayor supervisión por parte de las administraciones sobre las facturas recibidas, optimizando la gestión de los pagos.
- Esta es una herramienta que integra el envío de facturas a diversas administraciones, eliminando la necesidad de manejar múltiples sistemas.
- Verifactu
Este sistema fue aprobado el 5/12/2023 RD 1007/2023 para ser utilizado por empresarios y profesionales cuya facturación sea inferior a los 6 millones de euros.
Asimismo, se incluyen todas las facturas B2B, B2C y B2G, siendo obligatoria su implementación para personas jurídicas como máximo el 1 de enero de 2026, mientras que las físicas, deben comenzar a implementarlo el 1 de julio de 2026.
¿Qué sanciones se recibirán por el incumplimiento de la ley?
Se estima que para el año 2026, tanto las empresas como los autónomos ya habrán adoptado la facturación electrónica.
Cuando la ley entre en vigor y el periodo de adaptación haya culminado, aquellos profesionales que no dispongan de un software de facturación electrónica, cometerán una infracción administrativa.
En este sentido, la cuantía de las sanciones incluso puede llegar a alcanzar hasta los 10.000 €, basándose en algunos factores, tales como grado de intencionalidad, número de personas afectadas, reincidencia y el volumen de facturación que tenga esta empresa infractora.
La facturación electrónica en España es un pilar de innovación y sostenibilidad empresarial
La implementación de la facturación electrónica en España obligatoria es una realidad que, debido a múltiples razones, ha venido para quedarse, transformando la manera de gestionar el ámbito contable y financiero de las empresas y negocios del país de forma significativa.
De este modo, la generación de estos documentos debe alinearse con las normativas establecidas en la ley, promoviendo un país más sustentable y contribuyendo a la reducción de los fraudes fiscales mediante la implementación de herramientas digitales que aseguren la transparencia en el contenido de estos documentos financieros.
Biografía de la autora
Maryfel Alvarado (LinkedIn) es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de 5 años de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas. Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España.
