En el sector legal, especialmente en áreas como lo penal, civil, laboral o procesal, la documentación de un caso no se limita únicamente a los escritos procesales, autos, diligencias o informes periciales. Cada vez es más habitual que el grueso de la información importante se encuentre en formato audiovisual: vistas completas, interrogatorios, declaraciones de testigos, audiencias previas, arbitrajes o reuniones internas que deben documentarse.
Este cambio ha transformado la manera de preparar un procedimiento, pero también ha dejado un problema, que no es otro que la cantidad de tiempo que supone revisar, analizar y extraer información útil de estas grabaciones. Un tiempo que repercute directamente en la estrategia jurídica.
Ante tal situación, aparecen herramientas especializadas como la transcripción para abogados, que permiten transformar ese material audiovisual en texto de forma estructurada, accesible y lista para ser analizado, de un modo mucho más rápido y sencillo.
En este sentido, no podemos dejar de destacar el papel de la inteligencia artificial para abogados, que ha abierto la puerta a un nuevo escenario en el que la tecnología no sólo transcribe, sino que facilita la organización y el estudio profundo de la información que contienen los vídeos y audios legales.
El tiempo invertido en revisar grabaciones
Para cualquier profesional del derecho, el tiempo es un recurso tan valioso como escaso, y revisar una vista de dos horas no implica dos horas de trabajo; implica detener la reproducción, retroceder, tomar notas, contrastar declaraciones, marcar fragmentos relevantes y volver a escuchar cuando surge una duda.
Esta dinámica puede consumir jornadas enteras, lo que resta tiempo a otras cuestiones de mayor valor como preparar interrogatorios, redactar demandas o contestaciones, realizar estudios de jurisprudencia o planificar estrategias procesales.
Además, cuando un mismo caso implica varias sesiones, múltiples testigos y documentación audiovisual dispersa, el esfuerzo necesario para encontrar un momento concreto dentro de una grabación puede ser realmente complicado. No existe una estructura natural en un archivo de vídeo, y sin indexación ni transcripción, el abogado queda obligado a tener que navegar por horas de contenido de forma manual.
La falta de organización
Es habitual que un despacho acumule docenas de archivos de vídeo y audio almacenados en carpetas sin un sistema claro. Esto hace que cuando se acerca la preparación de juicio, el momento de encontrar una declaración específica puede convertirse en un verdadero desafío.
Esta falta de estructuración no sólo implica pérdida de tiempo, sino que puede afectar directamente a la calidad del trabajo jurídico. A veces un detalle crucial, como una afirmación contradictoria, un matiz en la respuesta de un testigo o un dato temporal relevante, queda enterrado entre horas de grabación. La dificultad de localizarlo a tiempo puede condicionar la efectividad de un escrito o de una intervención en sala.
Asimismo, normalmente, cuando los equipos son multidisciplinares, la coordinación es mucho más complicada. Varios profesionales pueden necesitar acceder al mismo contenido, pero si la revisión solo puede realizarse en formato audiovisual, se ralentiza la colaboración y los errores de comunicación aumentan considerablemente.
La transcripción como herramienta clave
Aunque ha sido siempre una solución habitual, la realidad es que la transcripción manual representa una carga, ya que requiere tiempo, precisión y capacidad para interpretar correctamente voces, turnos de palabra o intervenciones superpuestas. Además, un texto transcrito por una persona puede contener errores, omisiones o subjetividades involuntarias.
Por eso, el sector legal ha comenzado a adoptar soluciones tecnológicas avanzadas que permiten automatizar gran parte del proceso. Pero no todas las herramientas de transcripción resultan adecuadas para el ámbito jurídico, ya que no ofrecen la precisión necesaria, no respetan el formato procesal, no mantienen la claridad en la identificación de intervinientes o no son capaces de localizar fragmentos críticos sin esfuerzo.
Probus: una plataforma completa para gestionar grabaciones legales
Entre las diferentes opciones disponibles, plataformas como Probus de la empresa ISID, se han convertido en una excelente ayuda para abogados y procuradores, que va mucho más allá de transcribir de manera automática. Se trata de una plataforma diseñada específicamente para el sector legal que permite archivar y gestionar las grabaciones de audio y video.
Una de las ventajas más significativas es la búsqueda avanzada para facilitar el análisis posterior, permite buscar por palabras clave, asistentes, fechas o asuntos. Tambien es posible etiquetar, añadir notas y acceder rápidamente al minuto exacto en el que ocurre una parte importante de la declaración o la vista. Esto evita tener que ver varias veces la grabación y abre la puerta a un trabajo más estratégico y menos mecánico.
Al centralizar todas las grabaciones en una misma plataforma, Probus funciona como un archivo digital organizado. El abogado puede acceder a cualquier caso, localizar cualquier intervención y revisar fragmentos concretos en segundos.
Por ello, más que una simple herramienta de transcripción, Probus es una solución integral que transforma la forma en la que los abogados gestionan la información audiovisual. Al reducir drásticamente el tiempo invertido en revisar grabaciones y permitir un análisis más preciso, ayuda a preparar cada caso de una manera más sólida y a aumentar la eficiencia en el día a día del despacho.
